สัมนา : ต้องเตรียมอะไรบ้าง

การสัมมนาด้วยคอมพิวเตอร์
Meaning

สัมมนา มีรากศัพท์มาจากภาษาบาลี คือ สํ แปลว่า
ร่วม + มน แปลว่า ใจ จึงอาจแปลว่า ร่วมใจกันหรือการร่วมเพื่อแสดงความคิดเห็นให้ข้อเสนอแนะในอันที่จะบรรลุข้อตกลงร่วมกัน

Meaning

Seminar เป็นรากศัพท์จากภาษากรีกหรือภาษาลาตินว่า Seminarium หมายถึง กลุ่มนิสิตหรือนักศึกษาที่มีความรู้ความสามารถพิเศษ อาจเป็นนักศึกษาระดับปริญญาตรีปีสุดท้ายหรือสูงกว่าปริญญาตรีก็ได้ โดยนักศึกษาเหล่านี้จะต้องทำการศึกษาค้นคว้าหรือทำวิจัยที่สำคัญ ซึ่งเป็นงานมอบหมายจากศาสตราจารย์ ผู้เชี่ยวชาญหรืออาจารย์ในแต่ละสาขา ซึ่งนักศึกษาจะมีโอกาสได้ถกเถียงปัญหาในแง่มุมต่างๆ และได้ข้อสรุปร่วมกัน

องค์ประกอบของการจัดสัมมนา

1. บุคคลและกลุ่มบุคคล
2. โครงการ
3. วิธีการจัดหรือรูปแบบการจัด
4. เนื้อหาและเรื่องราว

บุคคลและกลุ่มบุคคล

ผู้เกี่ยวข้องกับการจัดสัมมนาโดยแบ่งออกเป็น 3 กลุ่ม คือ

1. ผู้จัดสัมมนา ได้แก่ บุคคลหรือกลุ่มบุคคลซึ่ง
ทำหน้าที่จัดการสัมมนา ครั้งนั้นๆ ให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้ง

2. ผู้สัมมนา ได้แก่ บุคคลที่อยู่ในหน่วยงานเดียวกัน ประสบปัญหาร่วมกันหรือต้องการแสวงหาความคิดใหม่ร่วมกัน และประสงค์ที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ถ่ายทอดความรู้และหาทางแก้ปัญหาร่วมกัน
3. วิทยากร ได้แก่ บุคคลซึ่งมีบทบาทในการสัมมนาช่วยสร้างเสริมให้การสัมมนาบรรลุเป้าประสงค์

วิทยากรที่ดีจะต้องมีลักษณะดังนี้
3.1 เป็นผู้มีความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ในหัวข้อ
ในการสัมมนานั้นเป็นอย่างดี
3.2 เป็นผู้ที่มีความสามารถในการถ่ายทอดการจัดกิจกรรมและ
ใช้เทคโนโลยีประเภทต่างๆ ประกอบ
3.3 เป็นผู้ที่มีมนุษย์สัมพันธ์ดี มีชื่อเสียงและเป็นที่รู้จักอย่าง
กว้างขวางในสังคม
3.4 เป็นผู้ที่มีความคิดก้าวหน้าทันสมัย ใจกว้าง มีเหตุผล
ควบคุมอารมณ์ได้ดี ยอมรับความคิดเห็น และ
วิธีการการใหม่ๆ
3.5 เป็นผู้ที่รอบคอบไม่ประมาท มีการเตรียมการ และค้นคว้า
หาความรู้เพิ่มเติมในหัวข้อที่จะให้การสัมมนาล่วงหน้า

หน้าที่ของบุคคลและกลุ่มบุคคลในการ จัดสัมมนา
ผู้จัดสัมมนา มีหน้าที่
1.1 ส่งหนังสือเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าร่วมการสัมมนาพร้อมกำหนดการต่างๆ ควรเชิญ
ล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน
1.2 ติดต่อเชิญวิทยากร การเชิญควรมีการติดต่อล่วงหน้าเป็นการส่วนตัวก่อน จึงทำ
หนังสือเชิญเป็นทางการ
1.3 จัดกำหนดการสัมมนา ได้แก่ การจัดหัวข้อในการสัมมนา ซึ่งควรจัดสลัยให้
เหมาะสมกับเวลาและหัวเรื่อง ตลอดจนเวลาพักระหว่างสัมมนา
1.4 จัดเตรียมเอกสารที่ใช้ในการสัมมนา รวมทั้งจัดพิมพ์คำบรรยาย หรือเอกสารที่
วิทยากรนำมาเสนอทั้งก่อนและหลังการสัมมนา
1.5 จัดเตรียมสถานที่และเครื่องอำนวยความสะดวกในการสัมมนา รวมทั้งบริการ
เกี่ยวกับอาหารและเครื่องดื่ม
1.6 จัดรวบรวมภูมิหลังของผู้ร่วมสัมมนา เพื่อให้วิทยากรได้รู้จักและดำเนินกิจกรรม
ต่างๆ ในการสัมมนาได้ดียิ่งขึ้น

ผู้สัมมนามีหน้าที่
2.1 แสดงความคิดเห็นหรือซักถามวิทยากรในโอกาสที่
เหมาะสม และควรยกมือก่อนจะพูดหรือถามทุกครั้ง
2.2 ก่อนพูดทุกครั้งควรบอกชื่อและนามสกุล พร้อมทั้งสถานที่
ทำงานเพื่อสะดวกในการประสานงานของผู้จัดและสร้าง
ความคุ้นเคยของผู้เข้าร่วมสัมมนา
2.3 ควรให้ความร่วมมือกับผู้นำอภิปรายในโอกาสที่มีการ
แบ่งกลุ่มย่อยในการสัมมนา และควรแสดงข้อคิดเห็น
ต่างๆ ไม่ควรนั่งเฉยๆ แต่ไม่ควรผูกขาดการพูดเพียงคน
เดียว

วิทยากร มีหน้าที่
3.1 เตรียมเอกสารเพื่อประกอบการบรรยายหรือนำเสนอตาม
หัวเรื่องที่ได้รับมอบหมาย และควรมอบเอกสาร
นั้นให้ฝ่ายจัดสัมมนาจัดพิมพ์แจกผู้เข้าร่วม
3.2 กล่าวบรรยายหรือนำเสนอหัวข้อตามที่ได้รับมอบหมาย
แต่ไม่ควรอ่านตามเอกสารที่ได้ ควรอธิบายเฉพาะหัวข้อที่
สำคัญเพิ่มเติม นอกเหนือจากที่ปรากฏในเอกสาร ขมวด
แนวคิดที่น่าสนใจเป็นแนวทางให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาสาน
ต่อความคิด
3.3 เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาได้ซักถามข้อสงสัยต่างๆ
หลังจากกล่าวบรรยายหรืออภิปรายไว้

โครงการสัมมนา
การจัดทำโครงการสัมมนานับเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่ง
เพราะโครงการเป็นแนวทางและแผนงานที่ใช้ใน
การจัดสัมมนา
1. โครงการต้องได้จากการวางแผนร่วมกัน
2. โครงการต้องวางแผนไว้อย่างมีระบบ
3. โครงการต้องมีเป้าหมายชัดเจน
4. โครงการต้องชัดเจนและสามารถปฏิบัติได้
5. โครงการต้องมีรายละเอียด

กระบวนการจัดสัมมนา และหน้าที่ของคณะกรรมการ
กระบวนการสัมมนา หมายถึง ขบวนการต่างๆ ตั้งแต่
เริ่มสัมมนาไปจนกระทั่งการสัมมนาได้สิ้นสุดลง ซึ่งมี
ขั้นตอนและระยะเวลาดำเนินการดังนี้
ระยะที่ 1 ก่อนการสัมมนา
ระยะที่ 2 การดำเนินการสัมมนา
ระยะที่ 3 ภายหลังการจัดสัมมนา

ระยะที่ 1 ก่อนการสัมมนา
สิ่งที่จะต้องพิจารณาในการสัมมนา คือ การหาความต้องการในการ
สัมมนา ซึ่งเป็นขั้นที่ 1 อาจจะได้มาหลายวิธีการ เช่น

การพิจารณาจากปัญหาที่เกิดขึ้นบางประการ ในหน่วยงานหรือองค์กร
พิจารณาจากความต้องการของบุคลากร โดยการสำรวจความคิดเห็นหรือการสอบถาม การสัมภาษณ์หรือโดยการวิจัย
พิจารณาจากนโยบายหรือจุดมุ่งหมายของหน่วยงานหรือขององค์การนั้นๆ ว่าต้องการอย่างไร บุคคลในองค์การเข้าใจเป้าหมายชัดเจนหรือไม่ ซึ่งเป็นแนวทางหนึ่งที่จะทำให้เข้าใจเป้าหมายได้ชัดเจน หรือ การจัดสัมมนา
การพิจารณาปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นในการทำงาน แนวทางที่จะแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้ก็โดยการจัดสัมมนา

ในระยะเตรียมก่อนการสัมมนา ขั้นที่ 2

คือ ระยะเตรียมการจัดสัมมนาหลังจากที่ได้รู้ประเด็นปัญหาและตกลงใจที่จะให้มีการสัมมนาแล้ว ก็จะต้องมีลำดับขั้นปฏิบัติดังนี้
แต่งตั้งคณะดำเนินการและอนุกรรมการ
เลือกหรือแต่งตั้งผู้อำนวยการ/ ประธาน/ ที่ปรึกษา ที่กรรมการทั้งหมดทำหน้าที่ต่างๆ กัน
กำหนดวัตถุประสงค์
เลือกหรือกำหนดประเด็นปัญหาหรือหัวข้อการสัมมนา
จัดประเด็นปัญหา หรือหัวข้อย่อย
ตกลงวิธีการสัมมนา
กำหนดตัววิทยากร
กำหนดสถานที่ วัสดุ อุปกรณ์
กำหนดวัน เวลา และตารางการสัมมนา
กำหนดงบประมาณ
กำหนดกิจกรรมที่ใช้ในการสัมมนา และกิจกรรมเสริม
ภายหลังจากที่ปฏิบัติตามขั้นตอนดังกล่าวแล้วก็เขียนเป็นโครงการสัมมนาขึ้น

ในระยะเตรียมการสัมมนาขั้นที่ 3
เป็นการดำเนินการตามหน้าที่ของกรรมการหรืออนุกรรมการ เช่น
การประชาสัมพันธ์การสัมมนา
การเชิญวิทยากร การออกหนังสือเชิญแก่สมาชิกเพื่อเข้าร่วมสัมมนา
การเตรียมการด้านการลงทะเบียน
การเตรียมการด้านเอกสาร
การเตรียมการด้านอาหาร เครื่องดื่ม และที่พัก
การเตรียมการด้านยานพาหนะ ขนส่ง

ระยะที่ 2 การดำเนินการสัมมนา

ในการดำเนินการจัดสัมมนานั้น แต่ละวิธีการจัดก็แตกต่างกันออกไป แต่จะดำเนินการไปตามลำดับขั้นดังนี้คือ
ขั้นที่ 1 พิธีเปิดสัมมนา อาจจะทำพิธีเปิดโดยผู้อำนวยการจัด ประธานการจัดสัมมนา หรือเปิดโดยแขกผู้มีเกียรติหรือบุคคลสำคัญ ซึ่งเป็นพิธีที่นิยมปฎิบัติกันโดยทั่วๆ ไป
ขั้นที่ 2 การประชุมใหญ่โดยสมาชิกทั้งหมดมาประชุมร่วมกัน ซึ่งอาจมีกิจกรรมในขั้นนี้ เช่น การบรรยาย
การอภิปราย หรือการถกประเด็นของปัญหา การสาธิต
ขั้นที่ 3 การประชุมกลุ่มย่อย หลังจากขั้นที่ 2 แล้ว ก็จะ
แบ่งกลุ่มสมาชิกออกเป็นกลุ่มย่อย

ขั้นที่ 3 การประชุมกลุ่มย่อย หลังจากขั้นที่ 2 แล้ว ก็จะแบ่งกลุ่มสมาชิกออกเป็นกลุ่มย่อย ตามลักษณะปัญหา
และความสนใจ แล้วก็ดำเนินการสัมมนาในกลุ่มย่อย โดยมีการถกปัญหา การเสนอข้อคิดเห็นการอภิปราย โดยทำลำดับขั้นดังนี้ คือ
เสนอประเด็นปัญหา
หาสาเหตุของปัญหา
วิเคราะห์ปัญหา
หาวิธีการแก้ปัญหาต่าง ๆ เหล่านั้นมาหลายๆ วิธี
เลือกวิธีการแก้ปัญหาที่เห็นว่าดีที่สุด
ประมวลข้อเสนอแนะของกลุ่มเพื่อรายงานต่อที่ประชุมใหญ่

ขั้นที่ 4 เป็นการทำกิจกรรมเสริมการสัมมนา เช่น การปฏิบัติการ การศึกษานอกสถานที่ การดูสไลด์ ภาพยนตร์ กิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์
ขั้นที่ 5 ขั้นรายงานผลต่อที่ประชุมใหญ่ พิจารณาข้อสรุปและข้อเสนอแนะของกลุ่มย่อยแต่ละกลุ่ม
ขั้นที่ 6 เป็นขั้นสรุปผลและประเมินผลการสัมมนา
ขั้นที่ 7 พิธีปิดการสัมมนา

ระยะที่ 3 ภายหลังการจัดสัมมนา
หลังจากจัดสัมมนาเรียบร้อยแล้ว ก็จะต้องมีกิจกรรมที่ดำเนินการต่อไปนี้ คือ
การประมวลผลสรุปผลการสัมมนาทั้งหมด
การพิมพ์เอกสาร รายงานการสัมมนา
การแจกเอกสารรายงานการสัมมนา
การติดตามการประเมินผลการสัมมนา
การรายงานผลงานของคณะกรรมการดำเนินการแต่ละฝ่าย เช่น ปัญหาและอุปสรรคและวิธีการแก้ไข
สรุปข้อเสนอแนะทั้งหมดเพื่อเป็นประโยชน์ในการจัดสัมมนาครั้งต่อไป

หน้าที่ความรับผิดชอบของคณะกรรมการ
คณะกรรมการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสัมมนาอาจประกอบด้วย คณะกรรมการเตรียมการและคณะกรรมการจัด
สัมมนา ซึ่งคณะกรรมการทั้งสองจะเป็นชุดเดียวกันก็ได้ โดยมีหน้าที่ดังนี้
1. คณะกรรมการเตรียมการสัมมนามีหน้าที่
1.1 รวบรวมปัญหาและข้อมูลต่างๆ เพื่อสรุปและตั้งหัวข้อการสัมมนา ตลอดจนจำแนกหัวข้อสัมมนาต่างๆซึ่งการสำรวจปัญหาอาจกระทำได้หลายวิธี เช่น สัมภาษณ์ การสังเกต รวบรวบข้อมูลและสรุป หรือทำการสำรวจโดยใช้แบบสอบถาม

1.2 พิจารณาจำนวนและประเภทของสมาชิกที่จะเข้าร่วมสัมมนาโดยคำนึงถึงความต้องการและการนำผล
ของการสัมมนาไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ตลอดทั้งจัดเตรียมรายละเอียดของโปรแกรมสัมมนา พร้อมทั้งจัดส่งไปกับจดหมายเชิญวิทยากรและผู้เข้าร่วมสัมมนาต่อไป

1.3 พิจารณาบุคคลที่เชิญให้เป็นวิทยากร ซึ่งต้องคำนึงถึงความรู้ ความสามารถ เพราะวิทยากรจะเป็นบุคคลที่สำคัญที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาสมัครเข้าร่วม

คณะกรรมการจัดสัมมนา
มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดสัมมนาให้สำเร็จลุล่วงไปด้วยดี โดยคณะกรรมการควรจัดการประชุม เพื่อปรึกษาหารือเพื่อกำหนดและเตรียมการต่าง ๆ ดังนี้
2.1 ระยะเวลาการประชุม ขึ้นอยู่กับขอบข่ายของปัญหา
ลักษณะการสัมมนา ตลอดจนความสะดวกและความ
สนใจของผู้เกี่ยวข้อง
2.2 จัดทำกำหนดการสัมมนาโดยละเอียด

 

ที่มา : http://www.ppt2txt.com/r/56379b68/

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s